Bila data pemakaian barang dari setiap proyek dianggap 25 item barang perhari, sebulan sekitar 600 record, kalau sepuluh proyek jadi 6000 record, setahun menjadi 72000 record, bagaimana cara Anda meng-evalusi data sebanyak ini kalau masih dengan cara manual ? . Contoh printout laporan pemakaian bahan dalam satu bulan, lihat disini
Kasir proyek setiap hari mencatat pengeluaran uang untuk berbagai keperluan, dari pantauan terhadap beberapa perusahaan kontraktor, terdapat kira-kira sekitar 25 record setiap hari, jadi juga bisa mencapai 72000 record untuk 10 proyek dalam setahun. Karena data ini harus di-input oleh bagian akuntansi untuk membuat jurnal, tentu akan sangat repot kalau antara kantor pusat dan proyek tidak terkoneksi secara online. Nota pembelian yang kurang baik atau tidak jelas akan menyulitkan bagian akuntansi ketika melakukan verifikasi. Lihat contoh Nota. Contoh printout laporan pemakaian kas proyek dalam satu bulan, lihat disini
Nota permintaan barang dari proyek bila dilakukan secara manual, maka logistik kantor akan sangat kesulitan untuk membuat rekapitulasi kebutuhan barang yang akan dibeli, sering terjadi pembelian barang secara berulang-ulang dengan volume kecil akan menambah volume pekerjaan dan biasanya dengan harga yang kurang competitive.
Akibat kesulitan dalam mengevaluasi permintaan barang dari proyek, sering terjadi barang yang diminta oleh proyek segera dipenuhi, sehingga kontrol terhadap RAP (Budget) menjadi sangat lemah dan pada akhir proyek sering terjadi over budget.
Ketersediaan bahan di proyek diharapkan selalu cukup (tapi jangan berlebih, karena akan memperbesar hutang) untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan agar proyek bisa selesai tepat waktu. Kalau proyek harus selalu melaporkan kartu stok barang yang ada di proyek maka berapa banyak laporan stok barang yang harus dikirim setiap minggu ke kantor. Kalaupun proyek sanggup untuk membuat laporan tersebut, siapa yang akan sanggup memonitor ribuan kartu stok ?. Kalau sudah memakai program SIAP maka semuanya akan menjadi mudah dan murah. Karena kartu stok bahan di proyek bisa dikontrol setiap saat. Contoh printout laporan kartu stok bahan proyek dalam 6 bulan, lihat disini
Pencatatan barang masuk perlu dilakukan untuk menambah stok gudang dan juga untuk mencatat nilai persediaan serta nilai hutang kepada pemasok, apabila system yang dipakai tidak online tentu data barang masuk di proyek harus diinput di kantor, kemudian dari data barang masuk ini harus dibuat jurnal barang masuk. Dengan SIAP Kontraktor yang online tidak ada lagi pekerjaan penginputan ulang. Contoh printout laporan bahan masuk dalam satu bulan, lihat disini
Perusahaan dengan kegiatan rata-rata 10 proyek dan memakai 10 item peralatan yang membutuhkan solar, dengan 25 hari kerja akan ada 2500 bon pemakaian solar dalam sebulan dan jadi 30 ribu dalam setahun. Kalau tidak tersedia alat bantu tentu akan sangat sulit untuk mengevaluasi kebutuhan setiap alat apakah masih sesuai dengan standar atau tidak.
